Ο προϊστάμενος κάνει την καλή γραμματέα ή η γραμματέας τον καλό προϊστάμενο ;
μια έρευνα του Χρήστου Βονδικάκη
Ο κύριος ρόλος των σύγχρονων διευθυντικών στελεχών σε μια επιχείρηση είναι να συνδυάζουν και να συντονίζουν ανθρώπινους και άλλους πόρους για την παραγωγή συγκεκριμένου αποτελέσματος. Η επιτυχία τους συνδέεται με την ικανότητα τους να διοικούν σωστά, η οποία καθορίζει και την αποτελεσματικότητα των ανθρώπων που διοικούν.
Όσο πιο υψηλού προφίλ είναι ένα διευθυντικό στέλεχος, τόσο περισσότερο επιβάλλεται να μπορεί να εστιάζει απερίσπαστος στο κυρίως έργο του και να μην αναλώνεται στα πολλαπλασιαζόμενα παρελκυστικά καθήκοντα στα πλαίσια των καθημερινών δραστηριοτήτων και απαιτήσεων της θέσης του. Προκειμένου να αντεπεξέρχεται στις πολυμέτωπες προκλήσεις και στα στρατηγικής σημασίας καθήκοντα του, είναι αναγκαίο να εκχωρεί ένα μέρος των αρμοδιοτήτων και λειτουργικών του καθηκόντων σε έναν στενό συνεργάτη-βοηθό, να τα διεκπεραιώνει υπό την εποπτεία του. Σ΄αυτόν τον ρόλο τείνουν να προτιμούνται νέες δραστήριες γραμματείς, αν και χρειάστηκαν σχεδόν 120 χρόνια για να πεισθούν οι εργοδότες για την αποτελεσματικότητα τους και να εξελιχθεί το επάγγελμα της γραμματέως στη σημερινή του μορφή. Σήμερα, πίσω από κάθε επιτυχημένο προϊστάμενο υπάρχει τουλάχιστον μία γραμματέας βοηθός-συνεργάτης, που παίζει ζωτικό ρόλο στη λειτουργία του γραφείου του, συμβάλλοντας στους στόχους της επιχείρησης.
Για να επιτύχει μια γραμματέας στην αποστολή της χρειάζεται:
- να γνωρίζει ξεκάθαρα ποια είναι τα καθήκοντα της (στόχους – προθεσμίες – πρότυπα απόδοσης)
- να έχει ή να μπορεί να αποκτήσει την κατάρτιση και τις δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση τους
- να θέλει να κάνει σωστά τη δουλειά της
- να αντιλαμβάνεται ότι αποτελεί σημαντικό μέρος της αλυσίδας λειτουργίας της επιχείρησης και ότι τα συμφέροντα της δεν συγκρούονται με τα συμφέροντα της επιχείρησης,.
- να έχει πρόσβαση στους απαιτούμενους πόρους (εξοπλισμό – ενημέρωση – υποστήριξη – feedback), και τέλος
- να έχει την ευκαιρία να το κάνει.
Το σύνολο των καθηκόντων και αρμοδιοτήτων μιας γραμματέως καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από το αντικείμενο και την πολιτική της επιχείρησης στην οποία εργάζεται, από τις ικανότητες της και κυρίως από το στυλ μάνατζμεντ και την προσωπικότητα του προϊσταμένου της, τα οποία παίζουν αποφασιστικό ρόλο στην αλληλεπίδραση και την απόδοση τους σαν ομάδα.
Η διεθνής βιβλιογραφία είναι πλούσια σε μοντέλα διοίκησης σύγχρονων «γκουρού» του μάνατζμεντ, μεγάλη και η γκάμα των προτεινόμενων και πολλά υποσχόμενων εκπαιδευτικών προγραμμάτων. Παρ΄ όλα αυτά είναι επιπόλαιο να σπεύδει κανείς να υιοθετεί ότι νέο κυκλοφορεί. Τα συνδυαστικά αποτελέσματα της έρευνας συγκλίνουν στο συμπέρασμα, ότι δεν ισχύουν αφορισμοί που να συστήνουν ένα συγκεκριμένο στυλ μάνατζμεντ με γενική εφαρμογή, ως το πλέον αποτελεσματικό, τόσο στις στατικές όσο και στις δυναμικές στρατηγικές προσεγγίσεις των επιχειρήσεων για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού και την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.
Αν και συνήθως το στυλ μάνατζμεντ ή αλλιώς το διοικητικό ύφος ενός προϊσταμένου συνάδει με την προσωπικότητα του, οι επιτυχημένοι προϊστάμενοι διαθέτουν ένα πλούσιο ρεπερτόριο συμπεριφορών που προσαρμόζουν ιδεοδεκτικά κατά περίπτωση, ανάλογα με το επίπεδο δέσμευσης και δεξιότητας των υφισταμένων τους και τις εκάστοτε συνθήκες. Ένας ευφυής σύγχρονος μάνατζερ αντιλαμβάνεται ότι μία πραγματικά καλή συνεργάτης-βοηθός είναι δυσεύρετη, πολύτιμη και αναντικατάστατη και ότι αξίζει να επενδύσει στην ανάπτυξη της βραχυπρόθεσμα για να αποκομίσει οφέλη μακροπρόθεσμα. Η στάση του (διάθεση-συμπεριφορά) προς τη γραμματέα του αντανακλά και τη γενικότερη στάση του προς τους λοιπούς υφισταμένους και τα συμφέροντα της επιχείρησης.
Ένας προϊστάμενος οφείλει να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τι θέλει και πότε από τη γραμματέα του. Οφείλει επίσης να εξασφαλίζει τις συνθήκες και το κλίμα που θα την κάνουν να δίνει καθημερινά τον καλύτερο της εαυτό. Πιο συγκεκριμένα:
- Αξιολογεί την επάρκεια και την εξελιξιμότητα της γραμματέως του σε σχέση με τους στόχους και τις προσδοκίες. Λαμβάνει υπόψη του την εκπαίδευση, τις ικανότητες και το στυλ εργασίας της, τη νοοτροπία και τις φιλοδοξίες της, το επίπεδο κινητοποίησης, τη διαθεσιμότητα και την προθυμία της να μάθει, την ηλικία και τις δυνατότητες της να αναπτυχθεί.
- Αποφασίζει τι θα της αναθέσει, λαμβάνοντας επίσης υπόψη τα διαθέσιμα μέσα, τον παράγοντα χρόνο και τι διακυβεύεται.
- Κοινοποιεί με σαφήνεια τις υπευθυνότητες στη γραμματέα του και εξηγεί τις προτεραιότητες (στόχους, προσδοκίες, σημαντικότητα, χρονοδιαγράμματα κλπ.), ενώ την ενημερώνει για την πρόοδο κάθε εργασίας που έχει αναλάβει το τμήμα και κάθε αλλαγή, παρά την πίεση της καθημερινής δουλειάς, που συνήθως έχει σαν αποτέλεσμα να λησμονούνται οι πραγματικές προθέσεις για ενημέρωση.
- Αφήνει τη γραμματέα να βρίσκει το δικό της καλύτερο τρόπο να κάνει τη δουλειά της χωρίς να αναμιγνύεται στην όλη διαδικασία. Παρέχει διευκρινίσεις και καθοδήγηση όταν χρειάζεται, χωρίς όμως να ενισχύει την εξάρτηση. Όταν η γραμματέας αναπτύσσει τις δικές της λύσεις, παρακινείται περισσότερο να πετύχει στόχους. Για να εξασφαλιστεί κατά το δυνατόν από μια αποτυχία σε ένα καθήκον που ενέχει ρίσκο, ζητά να τον ενημερώνει για όσα προτίθεται να κάνει, και στην πορεία παρακολουθεί, χωρίς υπερβολικές παρεμβάσεις
- Καλλιεργεί σταθερά κλίμα εμπιστοσύνης και θετικό περιβάλλον επικοινωνίας, στηρίζοντας την όταν αποτυγχάνει, δίκαιος, ανοιχτός και προσιτός. Για να ενισχύσει τη δέσμευση και όχι την υποταγή την αντιμετωπίζει σαν συνεργάτη με υπομονή, ευγένεια και σεβασμό.
- Την ακούει προσεκτικά. Η γραμματέας λόγω της θέσης της έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που βοηθούν στην πιο αντικειμενική του ενημέρωση για το «πως έχουν τα πράγματα» στο τμήμα του.
- Δεν πνίγει την προσπάθεια και την πρωτοβουλία της με κανόνες και διατάξεις και αποθαρρύνει την τελειομανία.
- Την πληροφορεί, όταν δεν αποδίδει όσο θα έπρεπε. Αναπτύσσει στη γραμματέα του την ικανότητα να διακρίνει την αποτελεσματική από τη μη αποτελεσματική απόδοση, τις αδυναμίες και τα όρια της, για να μαθαίνει από λάθη της.
- Δίνει νέες ευκαιρίες και ευθύνες, όταν κρίνει ότι μπορεί να τις χειριστεί. Μεγαλώνει τις προσδοκίες του και της ζητά να τις ξεπεράσει. Οι άνθρωποι κρύβουν ταλέντα που φανερώνονται με την ανάλογη πρόκληση.
- Αναγνωρίζει δημόσια τη βελτιωμένη ή την εξαιρετική της απόδοση.
- Δίνει απτές ανταμοιβές π.χ. μπόνους, αύξηση κλπ. στο βαθμό που το επιτρέπουν οι δυνατότητες και η πολιτική της επιχείρησης. Επιτυχίες που ανταμείβονται συνήθως επαναλαμβάνονται.
Είναι γεγονός ότι πολλές γραμματείς, αν και διαθέτουν τα τυπικά προσόντα που απαιτεί η θέση, προτιμούν να καθοδηγούνται κατά βήμα από τους προϊσταμένους τους και να μην αναλαμβάνουν ευθύνες και πρωτοβουλίες, επιδεικνύοντας ελάχιστο ενδιαφέρον, προνοητικότητα ή φιλοπραγμοσύνη. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η μέση γραμματέας, δεν στερείται ικανοτήτων και μπορεί να μάθει να δέχεται και να επιδιώκει ενεργά την ανάληψη ευθυνών και να βελτιώσει την απόδοση της. Η δυνατότητα βελτίωσης της απόδοσης έχει να κάνει με διαφοροποίηση της συμπεριφοράς της, πράγμα ιδιαιτέρως δύσκολο, επειδή υπαγορεύεται από νευρωνικά κυκλώματα που μορφοποιήθηκαν και παγιώθηκαν σε βάθος χρόνου από τις εμπειρίες, τα συναισθήματα, την εικόνα που έχει για τον εαυτό της και την αντίληψη για τις προσδοκίες των άλλων από κείνη. Ένας ευφυής προϊστάμενος, προκειμένου να γεφυρωθεί το χάσμα μεταξύ της παρούσης και της επιθυμητής απόδοσης της γραμματέως του, μπορεί να ανακαλύψει ποια ανάγκη την παρακινεί, ώστε να καταφέρει να συνδέσει τη μάθηση με την ολοκλήρωση. Με την κατάλληλη συμπεριφορά και στάση, την ειλικρίνεια και τη συνέπεια του, μπορεί να επηρεάσει θετικά τα συναισθήματα της, ώστε να κινητοποιηθεί και να επιδιώξει να βελτιωθεί. Μ΄ αυτόν τον τρόπο θα αποκτήσει σταδιακά εμπειρίες που θα ενισχύσουν τη σιγουριά, την αποτελεσματικότητα και τη δέσμευση της, τροποποιώντας και εδραιώνοντας πιο λειτουργικά την οργάνωση των νευρώνων που καθορίζουν τη στάση της.
Τα αυταρχικά μοντέλα διοίκησης του παρελθόντος δεν είναι πλέον αποτελεσματικά. Το εργασιακό «περιβάλλον» υποβάλλει τη συμπεριφορά και η εργασία με τον καιρό γίνεται μέρος της κουλτούρας και της ταυτότητας των ανθρώπων. Η συμπεριφορά του προϊσταμένου και γενικά των ανωτέρων ιεραρχικά, αποτελεί (υποσυνείδητα) πρότυπο προς μίμηση. Σκόπιμα ή μη, αυτοί που διευθύνουν με τις πράξεις τους διαμορφώνουν διαχρονικά και την εργασιακή κουλτούρα. Οι μεγάλες αποδόσεις και οι ξεχωριστές επιδόσεις δεν επιβάλλονται, υποβάλλονται.
Μερικοί προϊστάμενοι διαθέτουν έμφυτα ηγετικά προσόντα, ενώ άλλοι ούτε διαθέτουν, ούτε προσπαθούν να αναπτύξουν, είτε επειδή δεν το αντιλαμβάνονται, είτε επειδή δεν το θέλουν. Η προσέγγιση τους στην αντιμετώπιση των υφισταμένων τους είναι συνήθως του τύπου: «κολυμπάς ή βουλιάζεις». Στην πραγματικότητα δεν ενδιαφέρονται να συνεισφέρουν στην επιχείρηση τους, ούτε για το ίδιο το μάνατζμεντ σαν λειτούργημα. Μένουν σ΄ αυτή τη δουλειά για οικονομικούς λόγους ή για τα πλεονεκτήματα, το γόητρο και τα προνόμια που τους δίνει η θέση. Τείνουν να υπερεκτιμούν το επίπεδο της δεξιότητας και της γνώσης τους, και επιπλέον αποτυγχάνουν να αναγνωρίσουν το γνήσιο ταλέντο σε άλλους.
Όλοι οι «καλοί» προϊστάμενοι μοιάζουν μεταξύ τους, με κοινά στοιχεία την ικανότητα για συγκινησιακό αυτοέλεγχο και τη διαπροσωπική τους δεξιοτεχνία, ενώ κάθε «κακός» προϊστάμενος είναι κακός με το δικό του τρόπο, που καθορίζεται από κυρίαρχα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας του και καθ΄έξιν συμπεριφορές. Δεδομένης της σπουδαιότητας των διευθυντικών καθηκόντων, οι δυσλειτουργικές συμπεριφορές των διευθυντικών στελεχών στην υπερβολή τους, είναι εν δυνάμει καταστροφικές για τους υφισταμένους τους, την επιχείρηση στην οποία εργάζονται και τους ίδιους, και είναι σημάδι γενικότερης διοικητικής ανικανότητας και ανεπάρκειας. Επηρεάζουν αρνητικά το εργασιακό κλίμα και μπορούν να προκαλέσουν έναν κυκεώνα από χρονίζοντα προβλήματα, επικοινωνιακά στεγανά, δυσαρέσκεια, σύγχυση και λάθη, κόπωση, στρες και νοσηρές επιδράσεις στην υγεία των εργαζομένων στα κατώτερα στρώματα της οργανικής ιεραρχίας, όπως οι γραμματείς.
Οι παρακάτω περιγραφές αναφέρονται ενδεικτικά σε χαρακτηριστικά και δυσλειτουργικές συμπεριφορές προϊσταμένων, που υπονομεύουν την αποτελεσματικότητα των γραμματέων τους και έχουν στοιχειοθετηθεί μέσα από την έρευνα, στην οποία συμμετείχε και αντιπροσωπευτικό δείγμα γραμματέων ελληνικών και πολυεθνικών επιχειρήσεων. Τα αποτελέσματα της εν λόγω έρευνας ταυτίζονται και με τα αποτελέσματα ανάλογων ερευνών διεθνώς:
Ο κυριαρχικός δυναμικός προϊστάμενος είναι συγκεντρωτικός και επιδιώκει να ηγείται και να επιβάλλεται. Απαιτεί από τη γραμματέα του ικανότητα, τάξη και πειθαρχία, ενώ υστερεί σε κατανόηση, αντικειμενικότητα, εγκαρδιότητα και ταπεινοφροσύνη και αποφεύγει τους συναισθηματισμούς. Στην προσπάθεια του να επιβληθεί και να μη χάσει τον έλεγχο γίνεται ανταγωνιστικός και επιθετικός, δογματικός και άκαμπτος, απότομος, είρωνας και αναίσθητος. Αναθέτει στη γραμματέα του δυσανάλογο φόρτο εργασίας και θεωρεί τα λάθη απαράδεκτα. Δεν περιμένει. Αυτό που θέλει, το θέλει αμέσως, προκαλώντας της στρες που την αποδιοργανώνει. Πιστεύει ότι έχει πάντα δίκιο κι ότι δεν κάνει ποτέ λάθος. Δεν δέχεται την κριτική και σε περίπτωση αποτυχίας δεν αναλαμβάνει την ευθύνη των πράξεων του. Για να συνεργαστεί μια γραμματέας με έναν τέτοιο προϊστάμενο χρειάζεται να έχει ψυχραιμία, αυτοπεποίθηση και ικανότητα αντάξια των προσδοκιών του, αλλά και τον δέοντα σεβασμό στην ανωτερότητα του.
Ο ανικανοποίητος προϊστάμενος πιέζει τη γραμματέα του με μη ρεαλιστικές προσδοκίες. Ζητάει ταυτόχρονα πολλά ή την τελευταία στιγμή, αναγκάζοντας την έτσι να κάνει υπερωρίες χωρίς να είναι πάντα απαραίτητες. Οι στόχοι του είναι αδύνατο να εκπληρωθούν και οι απαιτήσεις συνεχώς αυξάνουν, ενώ πολλές φορές οι νέες απαιτήσεις αντικρούουν τις προηγούμενες. Αν η γραμματέας δεν καταφέρει να τεθούν προτεραιότητες και να συμφωνηθούν όρια και προθεσμίες σε ρεαλιστική βάση, παγιδεύεται και αναλαμβάνει την ευθύνη να φέρει σε πέρας καθήκοντα για το οποία δεν είναι εκπαιδευμένη ή εξοπλισμένη. Οι υπερβολικοί, εξαντλητικοί ρυθμοί επηρεάζουν αρνητικά την απόδοση της, ενώ συνήθως χρεώνεται για την εκ των προτέρων εξασφαλισμένη αποτυχία.
Ο ορθολογιστής προϊστάμενος συμπεριφέρεται με βάση την ψυχρή λογική και τη στατιστική τεκμηρίωση. Απορρίπτει κάθε μορφής συναισθηματισμό και συναδελφικότητα. Δεν ενδιαφέρεται να εξουσιάζει τους άλλους, αλλά ούτε συμμερίζεται τα προβλήματα τους. Έχει ανεπτυγμένη κριτική ικανότητα, ενώ μειονεκτεί στη διαπροσωπική επικοινωνία. Εκτιμά μόνο τα αποτελέσματα και την προσήλωση στη δουλειά. Ανέκφραστος, απρόσωπος και ακατάδεχτος, ρέπει σε αυτοαπομόνωση. Δεν ενημερώνει τη γραμματέα του για τις κινήσεις και το πρόγραμμα του, ούτε ενδιαφέρεται για την προσωπική της ανάπτυξη και εξέλιξη. Απαντάει μονολεκτικά στις ερωτήσεις της, θεωρώντας περιττό να εξηγήσει τη λογική των εντολών του και να τη διευκολύνει, παραβλέποντας ότι η ασάφεια υπονομεύει την επίτευξη των στόχων.
Ο σχολαστικός προϊστάμενος εστιάζει σε μικρολεπτομέρειες, εμπλέκεται συνεχώς στα καθήκοντα της γραμματέως του και την εκνευρίζει. Διακατέχεται από μία συνεχή αβεβαιότητα, τίποτα δεν του φαίνεται αρκετά καλό και ελέγχει τα πάντα ή τα ξανακάνει. Πιστεύει ότι υπάρχει ένας και μοναδικός τέλειος τρόπος για την επίτευξη κάποιου στόχου και συγχέει συστηματικά τη διαδικασία με το αποτέλεσμα. Κάποιες φορές έχει εμμονές και εννοεί να έχει αποτέλεσμα με κάθε κόστος. Περισπάται από τη λεπτομέρεια, την πολυπλοκότητα και την εσωτερική σχέση των πραγμάτων και χάνει την ουσία. Η δουλειά καταλήγει να γίνεται αυτοσκοπός, αναλώνοντας όλο και περισσότερα για όλο και λιγότερα. Για να καταφέρει να αντεπεξέλθει η γραμματέας πρέπει να μάθει να σκέπτεται και να ενεργεί με βάση το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Πρέπει επίσης να τον κρατάει συνεχώς ενήμερο για τα πάντα πριν προλάβει να το ζητήσει, ώστε να κερδίσει την εμπιστοσύνη του και να διατηρήσει την ανησυχία και την ανάγκη του για έλεγχο σε φυσιολογικά επίπεδα, ώστε να την αφήνει σχετικά ήσυχη να κάνει τη δουλειά της.
Ο «τοξικός» προϊστάμενος, μνησίκακος και κακόβουλος, κάνει δυστυχή τη ζωή της γραμματέως του, είτε επειδή νιώθει να απειλείται από εκείνη ή απλά επειδή είναι κακός. Κυκλοθυμικός, την επιπλήττει δημόσια, φωνάζει, την προσβάλλει και την ταπεινώνει μπροστά στους άλλους, πολλές φορές χωρίς καν να φταίει. Το να της κάνει τη ζωή κόλαση μοιάζει να του δίνει ικανοποίηση. Υποτιμά τη νοημοσύνη της και δεν δείχνει κανένα σεβασμό στην προσωπική της ζωή. Αποφεύγει να την συστήνει, δεν την επαινεί ποτέ δημόσια και την απαξιώνει επιδεικτικά με χαρακτηρισμούς και καθήκοντα πέρα από τις υποχρεώσεις της, κάνοντας κατάχρηση εξουσίας και παραβαίνοντας κάποιες φορές ακόμα και τα προσωπικά όρια. Τα ακραία μηνύματα περιφρόνησης πυροδοτούν στη γραμματέα την πρωτόγονη αντίδραση για μάχη ή φυγή, με αποτέλεσμα να της δημιουργεί μια σταθερά κλιμακούμενη αναστάτωση, η οποία την οδηγεί σε παρερμηνείες και λάθη και δεν αποδίδει όσο θα μπορούσε. Κάποιες δε φορές αυτή η συμπεριφορά μπορεί να είναι μεθοδευμένη για να την οδηγήσει σε παραίτηση. Η συνεργασία με έναν τέτοιο προϊστάμενο είναι άκρως ανθυγιεινή. Αν η γραμματέας πρέπει να παραμείνει στην υπηρεσία του, χρειάζεται να αντισταθεί στην ενδοτικότητα που δημιουργούν οι αναπόδραστες καταστάσεις, ώστε να καταφέρει να διατηρήσει τον αυτοσεβασμό της, έξυπνα και με προσοχή. Θα μπορούσε για παράδειγμα να προσπαθήσει σε ιδιαίτερη συνάντηση μαζί του να τονίσει ότι τέτοιου είδους συμπεριφορές κλονίζουν την εμπιστοσύνη της στο πρόσωπο του και ότι θα εκτιμούσε αν στο μέλλον της απηύθυνε τις παρατηρήσεις του κατ’ ιδίαν και όχι δημόσια.
Ο αδιάφορος προϊστάμενος συνήθως δεν δίνει οδηγίες, πληροφορίες και κατευθύνσεις, ούτε ενημερώνει για στόχους που αφορούν αξιολόγηση. Τα καθήκοντα της γραμματέως του δεν είναι ξεκάθαρα, αδιαφορεί για την πρόοδο της δουλειάς της και δεν αναγνωρίζει την απόδοση. Τον απασχολούν συνεχώς τα ατομικά του ζητήματα και αγνοεί τον αντίκτυπο της συμπεριφοράς του. Το να καθορίζονται σε τακτική βάση στόχοι και προτεραιότητες, έγκειται στην επιμονή και την πρωτοβουλία της γραμματέως του.
Ο ανεύθυνος-δειλός προϊστάμενος φοβάται συνεχώς για τα πάντα, δεν παίρνει κανένα ρίσκο, αποφεύγει τις συγκρούσεις και δεν υπερασπίζεται τη γραμματέα του. Αντιφατικός και υποκριτής εφαρμόζει διαφορετικά κριτήρια και κανόνες για παρόμοιες καταστάσεις, δεν παραδέχεται τα λάθη του και εξαντλεί την γραμματέα του. Αμελής, αναποφάσιστος και αναξιόπιστος, αποφεύγει να πάρει θέση ή να δώσει οδηγίες και κατευθύνσεις για να αποφύγει την ευθύνη. Η γραμματέας μπορεί να του εκμαιεύσει συγκεκριμένες απαντήσεις ή δεσμεύσεις για προτεραιότητες, μόνο μέσα από ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής, τακτική χρήσιμη και στην περίπτωση που δέχεται εντολές από πολλούς προϊσταμένους.
Ο συναισθηματικός προϊστάμενος συντροφικός, διαλλακτικός και γεμάτος κατανόηση επιζητά κοινωνικές σχέσεις και φιλίες, επειδή νιώθει την ανάγκη να τον αγαπούν και να τον αποδέχονται. Δεν ξεχωρίζει την προσωπική από τη επαγγελματική ζωή. Πολλές φορές του λείπει η αποφασιστικότητα και το σθένος να αντιστέκεται στις πιέσεις των άλλων και έχει την τάση να ενθαρρύνει υπηρεσίες προς τρίτους, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται προβλήματα, όταν αναλαμβάνει σοβαρές πρόσθετες δεσμεύσεις, χωρίς να το συζητήσει πρώτα με τη γραμματέα του.
Ο πληθωρικός, οπορτουνιστής προϊστάμενος είναι εγωκεντρικός, ιδιοτελής, καιροσκόπος, φλύαρος και κόλακας. Τον ενδιαφέρει μόνο το ατομικό του συμφέρον στο παρόν. Παρόλο που δείχνει «ανοιχτός» και φιλικός στη γραμματέα του και στις γυναίκες γενικότερα, χρειάζεται να τον αντιμετωπίζει λογικά και συγκρατημένα, προκειμενου να αποφύγει να εξαπατηθεί.
Ο φιλόδοξος, αλαζόνας προϊστάμενος, έχει ακόρεστη ανάγκη από δόξα και αναγνώριση. Υποστηρίζει τη γραμματέα του μόνο όταν τον συμφέρει. Ο μόνος τρόπος να εξασφαλίσει τη συνεργασία του είναι να του δείξει ότι έτσι θα ωφεληθεί κι ο ίδιος προσωπικά.
Ο ανεπαρκής προϊστάμενος:
- Δεν έχει στρατηγική και ανταποκρίνεται στις ανάγκες της στιγμής. Το πυροσβεστικό στυλ μπορεί να αποδίδει σε κρίσιμες καταστάσεις, αλλά σε κάθε άλλη περίπτωση αποθαρρύνει και δεν αποδίδει.
- Δείχνει πολυάσχολος και είναι συνεχώς «πνιγμένος». Μπορεί να μειονεκτεί σε οργάνωση και προγραμματισμό ή απλά οι δυνατότητες του να είναι μικρότερες από τις απαιτήσεις της θέσης του.
- Αποφεύγει να δίνει πληροφορίες και feedback που αφορά τη γραμματέα του, είτε από νοοτροπία να διατηρεί κατάσταση συσκότισης γι αυτά που συμβαίνουν, είτε σκόπιμα για να την ελέγχει, δημιουργώντας κλίμα ανασφάλειας και υπονομεύοντας την εμπιστοσύνη της.
- Εστιάζει μόνο σ΄ αυτό που φαίνεται και όχι στις σημαντικές προτεραιότητες που παραμελούνται.
- Ενθαρρύνει τη σκληρή δουλειά, αλλά όχι την έξυπνη δουλειά, κρίνοντας με ώρες κι όχι με την απόδοση.
Η γραμματέας χρειάζεται να επιστρατεύσει όλη της την επαγγελματικότητα και ικανότητα και να αναλάβει έξτρα ευθύνες για να καλύψει τις ελλείψεις και την ανεπάρκεια του προϊσταμένου της. Το αποτέλεσμα της δουλειάς και της προσπάθειας της δεν περνάει απαρατήρητο, ούτε από τους ανωτέρους, ούτε και από το υπόλοιπο εργασιακό περιβάλλον.
Όπως προκύπτει από την έρευνα, στην ερώτηση, αν ο προϊστάμενος κάνει την καλή γραμματέα ή η γραμματέας τον καλό προϊστάμενο, δεν υπάρχει απάντηση. Γραμματέας και προϊστάμενος αλληλεπιδρούν κυκλικά επηρεάζοντας ο ένας την απόδοση του άλλου με την ικανότητα ή την ανεπάρκεια του.
Ο ρόλος της γραμματέως όπως και κάθε άλλος ρόλος στην επαγγελματική, την κοινωνική ή την προσωπική ζωή μπορεί να λειτουργήσει ανταποδοτικά, τόσο θετικά όσο και αρνητικά. Εξαρτάται από το κατά πόσο επενδύει σ αυτόν ενσυνείδητα, με ειλικρίνεια, ρεαλισμό, εντιμότητα και συνέπεια. Με θέληση, γνώση και κέφι για σκληρή δουλειά μπορεί να μάθει να δημιουργεί, να απολαμβάνει και να διατηρεί ποιοτική, παραγωγική, επικερδή και ικανοποιητική ζωή.